Koszty eksploatacyjne – co się w nich właściwie mieści?

Utrzymanie części wspólnych i sprzątanie

Największa część Twojej opłaty idzie na to, co dzieje się poza drzwiami Twojego biura. Chodzi o korytarze, klatki schodowe, windy oraz toalety wspólne na piętrze. W budynkach, które mamy w ofercie Fairofoffers, ekipa sprzątająca pojawia się zazwyczaj 4 lub 5 razy w tygodniu. Kosztuje to średnio 4300 zł miesięcznie na cały budynek o średniej wielkości. Płacisz za płyn do podłóg, papier toaletowy w ogólnodostępnym WC oraz za to, że ktoś rano opróżni kosze na śmieci przed wejściem.

Zimą dochodzi do tego odśnieżanie parkingu i sypanie solą przy wejściu od strony ul. Dymka. To są realne wydatki, które zarządca musi pokryć. Jeśli wynajmujesz biuro o powierzchni 47 metrów, Twoja część tej opłaty może wynosić około 184 zł miesięcznie za samo utrzymanie czystości. Nie jest to mało, ale dzięki temu Twoi klienci nie wchodzą do budynku po brudnej wykładzinie. Poza tym czyste okna w częściach wspólnych też nie myją się same – zazwyczaj robi się to 2 razy w roku, co jest ujęte w budżecie rocznym.

Warto sprawdzić w umowie, czy sprzątanie wnętrza Twojego konkretnego biura jest wliczone w tę cenę. W 83% przypadków w Poznaniu opłata eksploatacyjna dotyczy tylko części wspólnych. O porządek na własnym biurku musisz zadbać sam lub wynająć osobną usługę za około 320-450 zł miesięcznie. To częsty punkt sporny, więc lepiej wyjaśnić to przed podpisaniem dokumentów.

Czysta klatka schodowa i odśnieżony parking to nie luksus, tylko konkretny koszt dzielony na wszystkich najemców.

Media w częściach wspólnych i serwis wind

Druga sprawa to prąd i woda, których nie zużywasz bezpośrednio w pokoju. Oświetlenie korytarzy, praca wind, klimatyzacja w holu – to wszystko kręci licznik. W nowoczesnym biurowcu windy muszą przechodzić przegląd co 30 dni. Taka wizyta serwisanta kosztuje około 280 zł za jedną windę. Jeśli w budynku są dwie, rocznie wychodzi spora suma. Te koszty są rozliczane proporcjonalnie do zajmowanej przez Ciebie powierzchni, więc mała firma płaci mniej niż ta zajmująca całe piętro.

Często klienci pytają nas, dlaczego klimatyzacja jest tak droga. Systemy centralne w biurowcach zużywają ogromne ilości energii, szczególnie w lipcu i sierpniu. Średni koszt energii dla części wspólnych w małym biurowcu potrafi skoczyć o 23% w upalne miesiące. Dlatego w Fairofoffers zawsze pokazujemy realne faktury z poprzedniego roku, żebyś wiedział, czy zimą nie dopłacisz nagle 400 zł za ogrzewanie korytarzy gazem lub prądem. To kwestia uczciwości, bez której nie da się budować relacji.

W tej puli mieści się też ochrona i monitoring. W większości biur w Poznaniu masz fizycznego pracownika ochrony przez 12 godzin dziennie, a w nocy system kamer i grupę interwencyjną. Koszt ochrony to zazwyczaj około 3-5 zł z każdego Twojego metra kwadratowego. Jeśli budynek ma recepcję, która odbiera Twoje paczki od kuriera, to również jest opłacane z tej puli. To wygoda, która realnie oszczędza Twój czas, bo nie musisz odrywać się od pracy, gdy przyjeżdża dostawa.

Podatki, ubezpieczenia i opłata za zarządzanie

Właściciel budynku musi płacić podatek od nieruchomości do Urzędu Miasta Poznania. Stawki dla budynków komercyjnych są znacznie wyższe niż dla mieszkań. Ten podatek jest przerzucany na najemców w ramach opłat eksploatacyjnych. Do tego dochodzi ubezpieczenie całego obiektu od ognia, zalania czy innych zdarzeń losowych. Pamiętaj jednak, że to ubezpieczenie nie chroni Twoich komputerów czy mebli – Ty musisz ubezpieczyć swój majątek osobno, co kosztuje około 450 zł rocznie przy polisie dla małego biura.

Kolejnym elementem jest tzw. management fee, czyli wynagrodzenie dla zarządcy. To osoba taka jak ja, która pilnuje, żeby w kranie była woda, żeby dach nie przeciekał i żeby przeglądy kominiarskie były robione na czas. W Poznaniu ta opłata wynosi zazwyczaj około 3% całkowitego czynszu. Może się to wydawać zbędne, ale bez zarządcy budynek szybko niszczeje, a Ty musiałbyś sam dzwonić po hydraulika, gdy pęknie rura w toalecie na piętrze.

Ostatnim detalem są drobne naprawy. Wymiana spalonej żarówki na klatce, naprawa domofonu przy wejściu głównym czy regulacja drzwi samozamykających. To małe kwoty, rzędu 50-100 zł jednorazowo, ale w skali roku zbiera się z tego fundusz naprawczy. W Fairofoffers dbamy, by te wydatki były transparentne. Raz w roku masz prawo wglądu w rozliczenie i sprawdzenie, czy faktycznie wszystkie te pieniądze zostały wydane na budynek. To standard, którego trzymamy się od 8 lat działalności.

Ubezpieczenie budynku chroni mury, ale Twoje laptopy musisz ubezpieczyć sam – warto o tym pamiętać.

Jak czytać rozliczenie roczne?

Co roku, zazwyczaj do końca marca, powinieneś dostać rozliczenie za rok ubiegły. Jeśli suma zaliczek, które płaciłeś co miesiąc, była wyższa niż realne wydatki, dostaniesz zwrot. Niestety, w dobie rosnących cen energii, częściej zdarzają się niedopłaty. Średnia niedopłata dla biura o wielkości 60 metrów w zeszłym roku wynosiła około 840 zł netto za cały rok. Nie jest to kwota, która zrujnuje firmę, ale warto mieć na nią odłożone środki, by nie być zaskoczonym fakturą korygującą.

Przy sprawdzaniu rozliczenia patrz na licznik prądu części wspólnych i koszty wywozu śmieci. Ceny za śmieci w Poznaniu skoczyły drastycznie w ciągu ostatnich 2 lat, co bezpośrednio przełożyło się na wzrost opłat eksploatacyjnych o około 14%. Jeśli widzisz, że opłata eksploatacyjna w danej ofercie jest podejrzanie niska (np. 11 zł za metr), zachowaj czujność. Prawdopodobnie właściciel nie ujął tam wszystkich kosztów i na koniec roku czeka Cię ogromna dopłata.

Szczerze mówiąc, nikt nie lubi płacić tych opłat, ale bez nich Twoje biuro straciłoby na wartości w oczach klientów. Wyobraź sobie spotkanie w lokalu, gdzie w windzie śmierdzi, a na klatce jest ciemno, bo nikt nie wymienił lampy. Nasza robota polega na tym, żebyś za te 20-kilka złotych za metr miał święty spokój i profesjonalne warunki do pracy. Jeśli masz pytania o konkretny budynek z naszej listy 87 ofert, po prostu zadzwoń pod numer +48 61 624 86 26 – wyjaśnimy wszystko bez lania wody.